Datenschutzerklärung für das Bestelltool

Stand: 04.10.2026

Diese Erklärung gilt für das Bestelltool unter bestellung.pyroprodukt.de und für die E-Mails, die wir daraus versenden. Für die Website www.pyroprodukt.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

PyroProdukt GmbH
Am Kaiserkai 56
20457 Hamburg

Geschäftsführer: Matthias Hörr
Amtsgericht Hamburg Mitte, HRB 114028
E-Mail: info@pyroprodukt.de
Telefon: +49 40 73 99 136

2. Wofür wir deine Daten verarbeiten

Das Bestelltool richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden. Wir verarbeiten Daten von Unternehmen und von den Personen, die dort für den Einkauf zuständig sind. Im Folgenden steht je Vorgang, welche Daten das sind, wozu wir sie verwenden, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange wir sie aufbewahren.

2.1 Kundenkonto und Anmeldung

Dein Zugang zum Bestelltool ist an dein Kundenkonto bei PyroProdukt gebunden. Zur Anmeldung schicken wir einen Anmeldelink an die hinterlegte E-Mail-Adresse oder du meldest dich über den Shop auf www.pyroprodukt.de an, der uns dazu deine Kundennummer und E-Mail-Adresse übergibt. Wir speichern die Anmeldung als Sitzung (90 Tage, Cookie pp_session), den Zeitpunkt der Anmeldung und, zur Abwehr von Missbrauch, die Zahl der Anmeldeversuche je E-Mail-Adresse und je IP-Adresse für kurze Zeit im Arbeitsspeicher.

Rechtsgrundlage: Vertrag und Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Missbrauchsabwehr als berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrung: Sitzungen bis zum Ablauf, abgelaufene Sitzungen werden nächtlich gelöscht; nicht abgeschlossene Anmeldungen über den Shop spätestens nach 24 Stunden; Anmeldeereignisse 365 Tage.

2.2 Kundenstammdaten aus unserem Warenwirtschaftssystem

Firma, Anschrift, Land, Kundennummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Sprache, Kundenstatus sowie die Ansprechpartner deines Unternehmens mit Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer übernehmen wir täglich aus unserem Warenwirtschaftssystem in das Bestelltool. Diese Daten hat dein Unternehmen uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung mitgeteilt; wir erheben sie nicht bei der einzelnen Person selbst (Art. 14 DSGVO). Änderungen meldest du uns über „Meine Stammdaten“; die Pflege erfolgt im Warenwirtschaftssystem.

Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrung: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; danach nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (bis zu 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB). Deine Änderungsmeldungen aus „Meine Stammdaten“ bewahren wir 24 Monate auf.

2.3 Gastkonten

Wer per Einladung ohne Kundenkonto bestellt, gibt Firma, Anschrift, Land, E-Mail-Adresse und optional Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ansprechpartner und Telefonnummer an. Wir speichern außerdem, wer die Einladung ausgesprochen hat und wann die letzte Anmeldung war.

Rechtsgrundlage: Vertrag und Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrung: wie Kundenstammdaten.

2.4 Katalog, Warenkorb, Merkliste, Vorlagen

Wir speichern, welche Artikel du in den Warenkorb legst, auf die Merkliste setzt oder als Vorlage sicherst, damit du sie beim nächsten Besuch wiederfindest. Wenn du für einen Artikel eine Benachrichtigung bei Wiederverfügbarkeit einrichtest, speichern wir diesen Wunsch und schicken dir eine E-Mail, sobald der Artikel wieder lieferbar ist. Diese Benachrichtigung kannst du in der Merkliste jederzeit abschalten.

Was du auf der Seite „Warenkorb prüfen“ eingibst, bevor du bestellst (Versandart, Wunschtermin, Bemerkung, gewählte Lieferanschrift, abweichende Liefer- oder Rechnungsanschrift, Wunschzeitraum mit Bemerkung), speichern wir zu deinem Warenkorb, damit du es auf jedem Gerät und nach erneuter Anmeldung wiederfindest. Mit der Bestellung, der Anfrage oder dem Leeren des Warenkorbs löschen wir es.

Rechtsgrundlage: Vertrag und Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrung: Warenkörbe 90 Tage nach der letzten Änderung; deine Eingaben auf der Seite „Warenkorb prüfen“ bis zur Bestellung, zur Anfrage oder zum Leeren des Warenkorbs, spätestens zusammen mit dem Warenkorb; Merkliste und Vorlagen bis zur Löschung durch dich oder bis zum Ende der Geschäftsbeziehung; das Protokoll versendeter Wiederverfügbarkeits-Benachrichtigungen 12 Monate.

2.5 Bestellungen und Anfragen

Bei einer Bestellung oder Anfrage speichern wir die Positionen mit Mengen, Preisen und Rabatten, die Angaben zu Besteller, Liefer- und Rechnungsanschrift, deine Bemerkung, die gewählte Versandart, bei Lieferung per Spedition den von uns gerechneten Liefertermin und, wenn du ihn angibst, deinen Wunschzeitraum mit Bemerkung samt dem Vermerk, ob dazu eine Terminanfrage an die Spedition gegangen ist, die Gefahrgutangaben zur Sendung sowie den Zeitpunkt. Die Bestellung übertragen wir an unser Warenwirtschaftssystem, in dem Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung entstehen; den Stand des Auftrags dort zeigen wir dir im Tool an. Für frühere Bestellungen, die nicht über das Tool liefen, zeigen wir dir Belege aus dem Warenwirtschaftssystem an, damit du nachbestellen kannst.

Wenn ein Mitarbeiter von PyroProdukt eine Bestellung in deinem Namen erfasst (zum Beispiel nach einem Telefonat), speichern wir zusätzlich, welcher Mitarbeiter das war und über welchen Weg die Bestellung kam.

Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Aufbewahrung nach gesetzlicher Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Aufbewahrung: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

2.6 E-Mails zu deiner Bestellung und zur Anmeldung

Zu jeder Bestellung und Anfrage bekommst du eine Eingangsbestätigung; zur Anmeldung einen Anmeldelink. Diese E-Mails versenden wir über unseren Dienstleister Mittwald (siehe Abschnitt 4). Wir protokollieren Empfänger, Betreff, Art der Mail, Zeitpunkt und ob die Zustellung an den Mailserver gelang.

Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrung: Versandprotokoll 6 Monate.

2.7 Angebote, Aktionen und Erinnerungen per E-Mail

Als Kunde von PyroProdukt informieren wir dich per E-Mail über Aktionen, Angebote und Neuigkeiten zu unseren Produkten, und wir erinnern dich an einen Warenkorb, den du angefangen hast. Mit einer solchen Erinnerung können wir dir eine laufende Aktion freischalten; ob wir das als Dankeschön für eine frühere Bestellung tun, entnehmen wir deinen Bestellungen bei uns. Versendete Erinnerungen protokollieren wir 24 Monate. Dafür verwenden wir die E-Mail-Adresse, die wir im Zusammenhang mit deinen Käufen erhalten haben. Du kannst dem jederzeit widersprechen, ohne dass dir dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails, über die Abmeldefunktion deines E-Mail-Programms oder mit einer Nachricht an info@pyroprodukt.de. Nach einer Abmeldung speichern wir deine Adresse in einer Sperrliste, damit wir sie nicht erneut anschreiben.

Diese E-Mails enthalten persönliche Links, die dich ohne Anmeldung direkt zur Aktion führen. Leite sie deshalb nicht weiter.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Bestandskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG).
Aufbewahrung: Empfängerlisten je Aktion 24 Monate nach Ende der Aktion, damit wir das Interesse an unseren Angeboten über zwei Saisons vergleichen können; danach nur Summen ohne Personenbezug. Die Sperrliste dauerhaft, damit der Widerspruch beachtet wird.

2.8 Messung von Öffnungen und Klicks

In den E-Mails aus Abschnitt 2.7 messen wir, ob eine E-Mail geöffnet und welche Links darin angeklickt wurden. Dazu enthält jede E-Mail ein kleines Bild, das beim Öffnen von unserem Server geladen wird, und die Links führen über unseren Server. Wir speichern dabei den Zeitpunkt, die Kennung deines E-Mail-Programms und einen gekürzten, mit einem geheimen Wert verschlüsselten Wert deiner IP-Adresse, aus dem sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt. Damit erkennen wir, ob eine E-Mail von einem Menschen oder von einem automatischen Sicherheitsprogramm geöffnet wurde, und ob unsere Angebote ankommen.

Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du uns bei der Aufnahme als Kunde erteilt hast. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, am einfachsten über den Abmeldelink, der zugleich den Versand dieser E-Mails beendet.
Aufbewahrung: 24 Monate nach Ende der Aktion, damit wir das Interesse über zwei Saisons vergleichen können; danach nur Summen ohne Personenbezug.

2.9 Umfragen

Manche E-Mails enthalten einen Link zu einer kurzen Umfrage. Deine Antworten und den Zeitpunkt speichern wir zusammen mit deinem Kundenkonto, damit wir Rückfragen zuordnen können.

Rechtsgrundlage: deine freiwillige Teilnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Aufbewahrung: 24 Monate nach Ende der Umfrage, danach anonymisiert.

2.10 Geteilter Warenkorb

Du kannst einen Warenkorb über einen Link mit anderen teilen, zum Beispiel mit einem Kollegen zur Freigabe. Wer den Link hat, sieht ohne Anmeldung den Firmennamen, die Positionen und die Preise, aber keine Anschrift, E-Mail-Adresse oder Kundennummer. Der Link läuft nach 14 Tagen ab und lässt sich von dir jederzeit vorher zurückziehen.

Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrung: 30 Tage nach Ablauf des Links.

2.11 Protokolle zum Betrieb und zur Sicherheit

Zum Betrieb des Tools protokollieren wir Seitenaufrufe angemeldeter Nutzer mit Zeitpunkt, Kundennummer und aufgerufener Seite (ohne IP-Adresse), außerdem in den Protokollen des Webservers IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite ohne Parameter, Statuscode und Kennung des Browsers. Die Anwendung selbst führt Protokolle ihrer Versandläufe und Fehler. Änderungen an Aktionen, Kundendaten und Abmeldungen halten wir in einem Änderungsprotokoll fest.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrung: Seitenaufrufe 90 Tage, Webserver-Protokolle 14 Tage, Anwendungsprotokolle 8 Wochen, Änderungsprotokoll 24 Monate.

2.12 Rückläufer und Abmeldungen

Kommt eine E-Mail als unzustellbar zurück, speichern wir die Fehlermeldung und stellen den Versand an diese Adresse nach zwei dauerhaften Fehlern ein. Bei einer Abmeldung speichern wir E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, den Weg der Abmeldung, die Kennung des Browsers oder E-Mail-Programms, einen gekürzten, verschlüsselten Wert der IP-Adresse, den zeitlichen Abstand zur zuletzt an dich gesendeten E-Mail und, wenn du ihn angibst, den Grund deiner Abmeldung, damit wir nachweisen können, dass die Abmeldung von dir kam und nicht von einem automatischen Programm.

Rechtsgrundlage: Nachweispflicht und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
Aufbewahrung: E-Mail-Adresse und Zeitpunkt der Abmeldung dauerhaft als Sperrliste; die Nachweisdaten 24 Monate. Die Fehlermeldung eines Rückläufers entfernen wir nach 12 Monaten; ob eine Adresse stillgelegt ist, bleibt gespeichert, bis wir sie freigeben oder eine Zustellung wieder gelingt.

3. Cookies

Das Bestelltool setzt vier Cookies, alle von uns selbst und alle für Funktionen, die du nutzt:

• pp_session: hält dich angemeldet, 90 Tage.
• pp_csrf: schützt Formulare vor Missbrauch, 90 Tage.
• pp_lang: merkt sich deine Sprachwahl, 1 Jahr.
• pp_theme: merkt sich deine Wahl zwischen hellem und dunklem Design, 1 Jahr.

Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und keine Cookies Dritter.

4. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für Bestellung und Betrieb nötig ist:

• TOPIX Business Software AG, Rudolf-Diesel-Straße 14, 85521 Ottobrunn: unser Warenwirtschaftssystem in der Cloud, in dem Kundenstamm, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen geführt werden. TOPIX betreibt die Cloud in deutschen Rechenzentren der Microsoft Azure Cloud; Microsoft ist dort Unterauftragsverarbeiter von TOPIX.
• Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp: Versand unserer E-Mails und Postfächer für Rückläufer.
• Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland: Hosting des Bestelltools. Der Server steht in einem Rechenzentrum von Google in den USA (Region us-central1, Iowa); deine Daten werden also in einem Drittland gespeichert. Grundlage dafür ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, ergänzt um die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die Teil unseres Vertrags mit Google sind (Art. 45 und 46 DSGVO).
• Speditionen, Frachtführer und Paketdienste (für Lieferungen per Spedition unser Logistikpartner hansa-express logistics GmbH): erhalten Lieferanschrift und Ansprechpartner für die Zustellung. Wenn du bei einer Bestellung einen Wunschzeitraum für die Lieferung anfragst, schicken wir der Disposition der Spedition zusätzlich Firma, Kundennummer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Bestellnummer und Bestelldatum, die Lieferanschrift der Sendung (Straße, Postleitzahl, Ort und Land), den gewünschten Zeitraum und deine Bemerkung sowie die geschätzte Palettenzahl und das Gesamtgewicht der Sendung. Du bekommst eine Kopie dieser E-Mail, und die Spedition antwortet dir direkt an deine E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Ablage der Lieferscheine (Dropbox): Zu jeder Bestellung, die wir per Spedition liefern oder die bei unserem Logistikpartner abgeholt wird, erstellen wir einen Lieferschein und legen ihn in einem Dropbox-Ordner ab, den unser Logistikpartner hansa-express logistics GmbH für Versand und Abrechnung nutzt. Der Lieferschein enthält Lieferschein-, Bestell- und Auftragsnummer, deine Kundennummer, Bestell- und Belegdatum, den Liefer- bzw. Abholtermin, die Versandart, die bestellten Artikel mit Artikelnummer, Bezeichnung und Mengen samt Gefahrgutklasse, UN-Nummer, Brutto- und Nettoexplosivmasse sowie die Telefonnummer deines Ansprechpartners, soweit eine hinterlegt ist. Bei Lieferung enthält er zusätzlich die Lieferanschrift (Firma, Straße, Postleitzahl und Ort, bei Auslandslieferung zusätzlich das Land), bei Selbstabholung den Firmennamen und den Namen deines Ansprechpartners. Anbieter ist die Dropbox International Unlimited Company, Irland; sie verarbeitet die Daten als eigene Verantwortliche und nicht als Auftragsverarbeiterin. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dropbox speichert und verarbeitet Daten auch in den USA und weltweit und stützt diese Übermittlung nach eigenen Angaben auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework und auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 45 und 46 DSGVO). Die Lieferscheine werden von hansa-express nach der Abrechnung gelöscht; wir selbst löschen dort nichts.

Mit TOPIX, Mittwald und Google bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Produktvideos und Vorschaubilder stammen von YouTube. Die Vorschaubilder im Katalog und in unseren E-Mails werden von Servern von Google (i.ytimg.com) geladen; dabei erhält Google deine IP-Adresse. Ein Video selbst wird erst geladen, wenn du es anklickst (youtube-nocookie.com). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Darstellung unserer Produkte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Du kannst der Verarbeitung deiner Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); am einfachsten über den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail. Gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen, kannst du aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1).

Wende dich dafür an info@pyroprodukt.de oder postalisch an die Anschrift in Abschnitt 1.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Telefon 040 428 54-4040, mailbox@datenschutz.hamburg.de, www.datenschutz-hamburg.de.

6. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Rabatte, Zahlungsziele und Versandkonditionen ergeben sich aus den Aktionen, für die dein Kundenkonto freigegeben ist, und werden dir vor der Bestellung angezeigt.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Tool oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung findest du immer unter bestellung.pyroprodukt.de/datenschutz; das Datum oben zeigt den Stand.